Full Outsourcing Contract Management
für wachstumsstarke Unternehmen
Vom Vertragschaos zur klaren Entscheidungsgrundlage
Wir übernehmen Ihr komplettes Vertragsmanagement – von der Erfassung bis zum Fristenmonitoring – und liefern Ihnen transparente Daten für Steuerung, Reporting und Investorenkommunikation.
In vielen Unternehmen, Beteiligungsstrukturen und mittelständischen Unternehmen liegen Verträge verteilt in Ordnern, Laufwerken und E-Mail-Postfächern. Fristen werden in individuellen Excel-Listen gepflegt – wenn überhaupt. Das macht Reporting, Budgetplanung und Risiko-Management unnötig aufwendig.
Mehr Überblick, weniger Risiko, kein zusätzliches internes Team
Mit Smartconex wird Ihr Vertragsbestand zentral strukturiert, digitalisiert und auswertbar gemacht. Wir lesen Ihre bestehenden Verträge ein, erfassen die relevanten Daten und stellen sie in einer professionellen Contract-Management-Plattform bereit – inklusive aktiver Fristen- und Terminüberwachung durch unser Team.
Was Sie an uns auslagern –
und was Sie zurückbekommen
Smartconex versteht Vertragsmanagement als Service, nicht als Softwareprojekt. Sie erhalten ein professionelles, aktives Vertragsmanagement – wir kümmern uns um Struktur, Datenqualität, Fristen und Reporting, Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft.
- Aktives Fristen- & Terminmanagement
Wir überwachen Laufzeiten, Verlängerungsoptionen und Kündigungstermine und informieren Sie rechtzeitig – auf Wunsch mit Eskalationslogik Richtung Management. - Strukturierter & digitalisierter Vertragsbestand
Ihr gesamter Vertragsbestand wird von unserem Team erfasst, klassifiziert und in einer einheitlichen Struktur im Contractmanager hinterlegt. - Reporting für Geschäftsführung & Investoren
Individuelle Auswertungen nach Gesellschaft, Standort, Vertragstyp, Lieferant, Kostenart etc. – automatisiert und regelmäßig, z. B. für Board-Reports und Beteiligungscontrolling. - Schnelles, remote Onboarding
Dokumente werden sicher via SharePoint an Smartconex übergeben; in Microsoft-Teams-Workshops definieren wir mit Ihnen Struktur, Datenfelder und Reports, bevor wir alles in den Contractmanager überführen. - Smartconex 2 Go – Verträge mobil im Griff
Über App/Web-App (iOS, Android, Browser) greifen berechtigte Nutzer per Vertragsexplorer auf Verträge, Auswertungen und Fristen zu, erhalten Benachrichtigungen und können Dokumente direkt hinzufügen. - Verlässliche Service Levels
Eingehende Verträge und Änderungen werden innerhalb definierter Reaktionszeiten erfasst (z. B. 48 Stunden) und stehen dann strukturiert im System bereit – abgesichert durch SLA.
Kostenloses Erstgespräch: Passt Full Outsourcing Contract Management zu Ihnen?
In einem 30-minütigen Erstgespräch prüfen wir gemeinsam Ihre aktuelle Vertragssituation, typische Risiken (z. B. verpasste Kündigungsfristen, fehlende Transparenz über Kosten) und zeigen, wie ein ausgelagertes Vertragsmanagement in Ihrer Struktur aussehen kann.
Sie erhalten eine erste Einschätzung zu Aufwand, möglichem Einsparpotenzial und zur Umsetzbarkeit – unverbindlich und ohne Vorbereitungspflicht auf Ihrer Seite.